过去只是站在信息的单一视角上来提出解决方法的，这样势必造成为了管文档就建一个文档目录、为了管流程就建一个流程等等。虽然这些做法短期内能够为企业解决一部分问题，但是关键问题是企业内部这些要管理的要素都是相互强关联。比如，人的要素、流程的要素、知识的要素、客户资源的要素、项目事件的要素、物的要素和财的要素。这七大要素在系统中并不孤立存在，而是相互之间存在强关联的，同时，这些要素可以在企业组织内部的各个部门之间进行有效流转。基于OA办公系统的自动化的这种好处或功能和作用，我们在日常督导与检查和推广应用过程中，总是认真贯彻了这样一种思想：作为一个企业或单位的层次领导对信息的要求必定想是全方位的信息获取，比如一个领导想了解一个员工在企业的情况 , 他必定会关注：该人在自己企业的所有任务完成情况如何？该人在企业的知识贡献和积累情况如何？该人在企业所负责的项目情况如何？该人在企业所参与发起和审批的流程情况等等，最终这个人在企业内部的所花费的费用和为企业带来的收益情况如何？所有这些信息都是领导在关注一个员工的时候会关注的信息，而不只只是人员档案资料。系统把人在企业工作的痕迹都记录了下来，企业才能完整的评价一个员工的绩效。
促使流程规范运作，提高工作执行力和办公效率
在OA办公系统中，文件的逐级批签是办公的重要形式。针对过去存在的问题，我们主要在促使流程规范运作下功夫。
一 优化流程结构，把一些能合并简化的流程，都进行优化，并根据各部门反馈意见进行多次修改。
二 根据绿新软件提供的《绿叶OA使用手册》进行产品操作的学习。
三 培训通过与员工培训沟通，大家清楚了流程操作和使用范围。
同时，把这些材料放在固定目录下供全厂员工共享。
再者，绿叶OA系统的流程是图形化配置，支持自定义流程和表单设计，这样不仅可满足企业符合实际的业务需求，而且编程十分简单。
通过系统培训，倡导一种制度文化，提高系统的利用率。
中国大多数企业已经走过了小规模经营之路，现在的市场竞争环境已经不是依靠公司老板或者管理层的个人能力，而是取决于你的组织整体能力。对于组织而言，关键就是制度化的执行，我们不倡导精确化的管理，但是我们倡导关键性管控管理，抓住并控制住核心点就可以，这些核心点不是依靠人为的督促与知道，不是依靠老板的个性，不是依靠内部的关系，而是制度。人治走向法治，模糊化管理走向关键制度化管理。OA软件的核心点就是如何帮助企业建立关键管控体系，有指令、有方向、有监控、有反馈、有改善的闭环。OA系统的职责就是在这里，首先OA就是一个互联网上的一个虚拟的企业，在这个虚拟社会中你可以感受到你身边有很多同事在一起奋斗，当你有了困难，你随时可以找到可以协助你的人。OA就是一个好的载体，它不但可以提供一个共同让他们打破时间与空间的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奋斗，同时也是员工展现自己的最好平台，因为你在OA系统中做过的任何一个痕迹，你的领导，您的管理层甚至你的老板都可以看到，那怕只是一个计划，一个文档。
在实际工作中，我们发现，计算机用于公文处理上的优势在于文件的积累和再利用、流程的跟踪和共享的容易程度、历史文件的检索以及广域网上各部门文件的传输等，而是否采用计算机代替手工圈阅、保留痕迹等只是枝节问题。因此，在优化和利用0A系统时，总是抓住主要矛盾，解决用户最迫切的要求，充分考虑系统的利用效率。
制定相应的办公自动化管理制度和推广策略，推动各项工作落到实处
办公自动化工作能在工作中发挥其作用才能体现办公自动化的价值，如果用不起来，再好的系统也是摆设。因此我们办公自动化系统在推广应用过程当中制定和采取了以下措施：一是制定了计算机上网管理办法。二是认清管理与应用之间的关系。因为任何一个好的软件系统既有服务又有管理，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以办公自动化在表现形式上就是服务。各部门都应摆正自己的位置，建立起服务的观念，否则再好的计算机系统也别想运转起来。三是确立总体应用目标和阶段应用目标。分阶段进行实施所制定的目标。走一步见一步效果，逐渐与总体目标靠近。制定计划时根据单位的实际情况，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。
通过实施和应用这些对策措施，进一步激发了全厂职工学习网络操作技能的热情，培养了一批能独立操作，能收集问题，处理各种信息的技术人员，有效推动了企业办公的发展，提高了办公系统运行效率。
