据相关数据统计显示，截至今年，国内有IT应用的中小企业数量达400多万家，其中有20万家左右的中小企业已经具备一定规模的IT应用系统。目前，中小企业信息化进入实质性发展阶段，其信息化建设正在逐步从单机或局域网应用阶段向更高层次的系统应用与整合方向发展。
计世资讯（CCW Research）预测：未来几年中小企业信息化市场将逐步走向成熟，这一市场将显示巨大潜力。2005年，中小企业IT市场规模将会达到1129.8亿元，较2004年增长19.5%。而在中小企业IT投资的地区结构中，以华东地区的投入比重最高，达到250.6亿元，占全国中小企业IT投资额的26.5%。
信息危机是目前中小企业面临的首要问题
目前，国内存在许多劳动密集型的制造或加工企业，产品种类多样及经营体制灵活是其适应市场经济体制的一大优点。随着企业发展，业务流程的复杂化，人员管理的规范化，信息交流的畅通化等等都困扰着企业的进一步发展。许多中小企业在今天其实都在面临一种信息危机——决策者们不能集中、快捷、方便、简单、移动地看到关键数据和比较数据，不能针对数据做出快速反应。同时，随着企业规模的扩大，内部的日常管理工作变得纷繁复杂。中小企业原有的灵活变多，反应快捷的特点正渐渐失去光芒。
当然，这也是企业发展进程中必定会出现的问题。要解决目前中小企业面临的“信息危机”，应包含两个层面的意思：首先是企业与外部的信息交互，通常是上下游众多企业实体之间的动态交流。具体包括维持顾客与企业良好关系；对顾客主动服务；满足顾客需求；接获订单后，快速响应顾客的订单要求；为了顺利完成订单，所需要的制造管理流程；采购物料的采购流程及产品交到顾客手中后顾客售后服务的流程等几个相互关联并影响的方面。其次，是企业内部各部门间的日常信息交流。内部信息管理以信息沟通、知识管理为主，它主要是解决企业内部员工间的资源共享的问题。
近年来兴起的协同软件，由于能够有效解决企业在办公和商务上的协作问题，因而迅速成为信息化建设的核心应用软件之一。据预计，2005 年全球协同软件营业额将近200亿美圆，而中国将占全球市场份额的5%—8%。
国产协同软件更适合中小企业
协同软件是以团队协作为目标的沟通协作软件工具，工作流系统是其实现协同管理的基础。做为中国第一套通用协同软件的研发者，复旦协达首席软件架构师冯宏卫博士认为：以人为本的协同工作将成为今后衡量企业是否真正具有竞争力的核心。对中小企业来说，IT采购面临资金不足外加专业技术人员缺乏两大难题。这就要求软件厂商必须提供性能优越、维护简单、价格合理的产品。区别于定位高端用户，价位较高、应用相对复杂的国外协同软件，一些本土协同软件更适合中小企业的实施应用。
就经营规模而言，中小企业比不上大企业，但同样需要解决通常意义上进、销、存等运作环节及企业内部管理方面的相关事宜。在进销存的管理上，除了传统的数量、金额等统计外，将工作流程管理思想引入到进销存的日常管理中去，是目前应用的一个热点。国产工作流系统在汲取世界先进工作流管理理念同时，加入了许多适合中国国情的元素。在结合了信息门户、即时消息等工具的综合应用后，使用户在应用和维护过程中更加得心应手。以我国产品竞争力位居第一的复旦协达的CTOP协同软件为例，该软件将工作流功能组件在应用层开放出来，用户可以非常灵活地设置各类不同管理表单和工作流程，以工作流管理思想为基础，构建行政与业务管理信息系统。用户只需要在应用层完成人机对话，就可以调用这些功能，和设置管理表单、节点以及应用方案。
在企业支付的信息化成本上，国内协同软件更具有显著优势。成本低、实施快、见效快是中小企业信息化投资的核心要求。国产协同软件从面向市场之初，贴近普通用户的价格就成为其显著特征之一。2004年底，协达率先推出协同软件的普及策略，其CTOP软件除高级版继续保留在10万以上的价位外，标准版销售价格平均不过10万，普及版压在5万以内，而精华版在千元级价位。之后，协达在原有的协同软件普及策略基础上，推出免费赠送的措施，向广大代理商和用户赠送"特别版本"的协同软件产品。
当然，国产协同软件对国内中小企业的诱惑力并不单体现在价格上。如CTOP系列软件采取“多级穿透式”功能结构，操作灵活，易学易用，遵照人机工程原理设计界面，色彩和布局简捷合理，提供个性化菜单定制功能和类似XP的个性化系统登录图象等等，让用户在使用时更加得心应手。这一点，对于处于成长型的中小企业来说，可以有效地节约技术维护成本，实现在有限投资预算之内的最佳投资回报率。
但是，就整体而言，中小企业实现信息化管理的步伐刚刚启动。作为相对高端的协同软件，要在中小企业信息化建设道路上争得属于自己的位置，还需要协同厂商和广大中小企业的共同努力。一来，软件厂商要从中小企业的特殊需求出发，提供性价比更高的软件产品；二来，中小企业自身必须改变观念，优化管理流程，进一步提高信息化应用水平。
