40个项目考察组一致给予肯定

　　办公自动化系统(OA系统)目前是各级政府都离不开的信息化工具，然而，如何构建一套实用、可行的办公OA系统，却是大多数政府机关面临的挑战。如何考虑系统的实用性?如何提高普通工作人员的信息化水平?如何通过OA系统提升工作效率?正因为如此多的衡量因素，目前，国内大多数的办公OA系统都是失败的，很难真正用得起来。而广东省交通厅办公OA系统则被证明是成功，并多次被其他同行借鉴。其成功之处表现在哪里?有哪些经验可以借鉴?

　　2008年5月初，广东省交通档案管理信息中心(以下简称信息中心)迎来了广东省委组织部信息化建设项目组的考察取经团，当看完交通厅办公自动化系统的演示后，考察团成员对广东省交通厅的OA系统给予了充分肯定，认为这是他们考察的这么多个厅局的办公自动化系统中的佼佼者，省委组织部信息处的处长表示这次考察获益良多。

　　事实上，这是广东交通档案信息中心开发的办公OA系统，自2001年运营以来迎来的第40多个考察团，而每次考察团的结果几乎都与上面的一样，认为这套系统值得借鉴，有实用价值，有在其他行业推广的价值。而在2007年，该系统也通过了广东省信息产业厅组织的“广东省信息化试点示范工程”专家审查，交通档案管理信息中心，也被授予2007年广东省信息化示范单位(电子政务类)称号。

　　为什么一个普通的办公OA系统，能引起如此众多的关注?

　　交通信息化从办公自动化开始

　　交通系统是一个拥有众多职能部门和下属机构，行业管理流程非常复杂的一个行业。如何选准切入点，行之有效的推动交通信息化是信息中心成立初期的一个急需解决的问题。

　　“利用信息化手段来改变传统的办公模式，这是我们当时选择办公自动化系统作为信息化起步项目的初衷，这也是当年的交通厅办公室兼信息中心主任杨三喜同志确定的工作思路。”巫建文说，“办公自动化系统具有两个特点，首先它与政府部门的日常事务联系紧密，所有机关人员都必须使用它，尤其是一把手也得用到它，因此，如果这个系统成功了，我们就可以让每个机关工作人员切身体会到信息化的工作模式与传统的工作模式的不同，通过对比来体现信息化的优越性，这样才能带来观念上变革，尤其是使上层领导认识到信息化工作的重要性和必要性后，信息化工作的推进更会事半功倍。其次，办公自动化系统有利于普及基础的计算机应用技能，从而为进一步推广其他业务系统打下基础。只有当用户具备一定的计算机应用技能才能正确使用各类信息系统。与其他专业的信息化系统相比，办公自动化更具有普遍性意义。通过办公自动化系统的实施，我们至少实现了让用户“三会”(即会打字、会上网、会发邮件)，有了这三项基本功，我们就有了信息化的推广工作中的用户基础。”

　　事实证明了当时的决策是正确的。2001年，广东省交通厅办公自动化系统正式上线，是厅机关唯一一套全员使用的信息化系统，而包括一些财务软件在内的信息系统，厅机关总共在运行的信息系统不足5个。到了2007年底，厅机关在用的与交通行业管理密切相关的信息系统已经达到了30多个，其中面向全省的信息系统就有3个。而且网络基础设施、安全基础设施也逐步建立起来，信息化应用层面已经覆盖了机关所有处室。通过厅信息化建设的示范效应，信息化应用势头迅猛，业务系统应用范围从省交通厅扩展到厅直属单位和交通企业，并对各地市交通行政管理部门的信息化建设起到辐射作用。

该有的基本上都有了。”从巫建文这句话中我们体会到了一个交通信息化工作者在成功后的欣慰。

　　正确的思路是OA成功的基石

　　广东省交通办公自动化系统的建设并不一帆风顺。

　　“我们期望借鉴其他行业办公OA的建设经验。”巫建文介绍。但是，很快他们就失望了!通过到其他行业对其办公OA系统进行取经、调查。他们发现，大部分办公OA系统都是失败的：要么系统设定的工作流程与工作人员的实际工作流程相差太远而无法被使用;要么系统界面太复杂、人们难以适应而无法在行业内推广;要么就是因为过分依赖开发公司，一旦开发公司出现问题而导致系统瘫痪和崩溃……总之，那时，当时，他们确实无法找到可以照搬的经验。

　　“我们在建设初期甚至听到了一些不是十分和谐的声音”巫建文说。交通厅机关历来都是工作繁忙，尤其是机构改革以后，人员编制压缩，每个工作人员都是满负荷在工作，大家都熟悉了原来的工作模式，突然来个彻底的颠覆，不是所有工作人员都接受和理解。因此，在建设初期用户中的畏难情绪还是普遍存在的。“其实我们比用户的压力更大”巫建文说，“尤其是在得到厅领导的支持后，OA的第一版上线不久就停止了纸质文件的内部流转，我们也担心系统的不完善为用户带来的不便，更怕影响到正常的工作开展”。

　　其实，对于信息中心的OA系统的开发人员来说，面临的困难远不止这些。更重要的是他们如何去解决。详细的调研让他们摸准了思路：

　　第一，办公自动化软件的开发需要办公室的紧密配合。“杨三喜同志在项目开发初期就明确指出，OA项目的成功需要办文专家和技术专家的结合，才能真正做好”巫建文介绍说。“其实这就是我们常说的把需求做细做足”。事实上，信息中心做到了这一点，他们利用自身与厅办公室联系紧密的优势，在厅办公室的大力支持下，把公文办理的所有流程都吃透，再用技术的方式重现出来，一方面尽量模拟原来的公文流转过程，一方面对一些不合理的流程进行整合和优化。在系统试用过程中，厅办公室的同志提出了大量的宝贵意见和建议。项目做完后，杨三喜同志开玩笑说“信息中心也出了不少的办文专家”。

　　第二，合作开发比委托开发更符合实际情况。很多行业的oa系统都是委托开发的，这样对业主单位来说可以省点事。但是失败的教训也摆在眼前，过分依赖开发公司往往会造成需求调研不充分，新的需求出来以后，承建的公司无法作出快速的反应，问题积累多了，会积重难返，进而影响用户的积极性，尤其是作为交通信息化的启动项目，这种问题是致命的。

　　第三，要保持技术的先进性。“技术选型必须要有前瞻性，”OA项目的负责人胡林介绍说，“当时的主流架构还是C/S架构，它具有一定的技术优势，开发成本较低，但是B/S架构已经崭露头角了，其兼容性和扩展性是C/S架构无法比拟的。因此，我们绝顶不盲目跟随主流，用发展的眼光去定位这次系统的开发。果然，不到1年时间，B/S架构就展示了其强大的生命力，一举成为了主流的技术架构。我们少走了很多弯路。”在采访中我们还了解到，信息中心的开发团队对OA技术先进性的追求没有停下脚步，从2001年至今，oa系统已经进行了?次改版，经过几年来的发展，办公自动化系统已经从一个单纯的办公软件，发展成一个跨平台、智能化的电子政务办公平台，成为了广东省交通电子政务建设的亮点工程。

　　第四，要重视系统的易用性。“谷歌能在雅虎的强大压力下突围而出，其系统的易用性功不可没”OA项目的负责人胡林给我们打了个比方，“谷歌正是用它简洁友好的界面吸引了广大的互联网用户，而我们在oa的介面设计中也非常注重这一点，我们当时面对的用户计算机的应用水平都还不高，复杂的操作会让影响系统的推广，因此，我们在系统的易用性目标定位就是用户会打字、会输入网址、会收发邮件就能熟练使用我们的系统。”在实际观看OA系统的演示过程中，笔者切身体会到了开发人员在细节上面所做的工作，例如系统支持了模糊查询，在公文查找过程中只需要打入关键字，就可以搜索到相关的文件;在填写公文意见时，系统会将常用的意见列出来，点击即可;在收发邮件时，系统设置了短信提醒功能，保证用户第一时间能获取邮件到达的信息。

“事实证明我们的思路是正确的。”巫建文说。“我们不仅培养了自己的研发团队，而且系统在行业内推广后取得了非常好的成绩，我们基本已经实现了无纸办公，所有的公文基本都在网上流转，并且，办公效率得到极大的提高。”

　　一组数据可以说明这一成果：截至到2008年4月21日止，广东省交通行业内，系统的注册单位数为26个，注册用户数为3100个。电子文档有59801份，其中收文36008份，发文23793份。电子公文传输12246份，成功传输率为100，非超时成功传输率超过96%。目前，在广东省交通厅内部，公文流转从7个工作日缩减为3个工作日;跨部门的公文流转从15个工作日缩短为5个工作日;档案查询基本实现自动化，电子档案查询占全年查询量的97%;

　　三套模块构建特色智能系统

　　广东交通办公自动化系统主要包括三个模块：办公自动化模块、数据中心模块、电子公文交换模块。

　　办公自动化模块主要由十个管理系统构成，分别是：公文管理、邮件管理、个人事务、办公事务、资源管理、公共社区、资讯中心、项目管理、维护中心、系统管理。这个模块是系统的核心模块，基本满足了OA的日常使用的全部功能。在模块设计上，系统主要采用了AJAX和XML Webservice相结合的技术，实现拖拉式的流程自定义，并完全符合《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)要求，同时，结合交通管理部门现有典型政务信息系统特点，设计了电子公文流转所必需的全部要素。

　　“我们还采用了最新的微软移动网络开发平台(MMIT)和XML Webservice技术结合，开发了基于移动终端的OA模块，(例如手机、PDA)，这样可实现移动办公。而内嵌CA认证模块，纳入‘广东省交通CA认证中心’管理，可实现信息安全。”广东省交通档案管理信息中心技术科科长OA系统项目负责人胡林介绍。

　　对数据中心模块的建设，信息中心可谓是花费了心思。据信息中心的同志介绍，这个模块主要是要体现系统的智能化功能，通过用户平常在工作中对信息资源的积累，形成一个内容丰富，查询简便的后台数据中心，用户在办文过程中可以方便快捷地获取与文件相关的一些材料和信息，对提高办文质量有很大帮助。

　　在实际应用中，数据中心模块使用的Web2.0技术，实现了个性化的桌面。对收集分类后的信息，按分类产生RSS源，供用户订阅，并便于相关系统引用信息。同时，实现了对收集分类后的信息可进行二次加工，使用者能够发布、编辑各类信息，提供附件上载功能;系统提供信息专题化功能，用户可灵活建立专题整理相关信息，专题有私有、共享属性，实现个性化的信息管理和使用，并便于信息的共享。而其以树状形式展示“信息分类”，可供用户快速查阅和订阅感兴趣的信息分类下的信息。并提供组合查询功能，便于用户定位感兴趣的信息。另外，通过建立信息价值评价体系，设定积分标准，实现当用户对采集得到的数据进行访问时，对访问情况进行记录和计数，以作为数据的重要程度和有用程度的评价指标之一。同时，用户自己也可以对数据的重要性和有用性进行评级。这样，系统在以后的数据采集中会重点关注那些访问次数较多或评级较高的数据资源，对与其相关的资源(如与这些资源在同一网站中的其他资源)进行更深更全面的搜索。而对于那些访问次数很少，有用性较低的数据，可以在以后的采集过程中不进行搜索，或者定期将这些数据清除，使得数据采集工作更加有效。
　电子公文交换模块则是参考广东省原有组织架构，采用星型分布方案，实现省、地市、县各级交通管理部门的连接，交通厅信息交换中心作为一级网络，是公文交换的数据传输中心。各单位可通过运政网或政务内网连接到一级网络，各地市公路子局可通过征费专网先与省公路局进行数据交换，再通过省公路局的交换中心与其他单位实现数据交换。

　　这一模块则是依据《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)，采用标准电子公文XML格式规范，统一公文传递的标准，严格遵循公文格式规范，建立起可靠有效的公文传输渠道。它具有其他公文流转没有的优势：首先，提供了三种方式与不同版本的OA系统进行连接，包括基于Web Service的公文传输接口、中间数据库和手工输入方式。其次，该模块集成广东交通CA证书，实现基于数字证书的身份认证服务，对每个访问系统的用户进行强身份验证;对于敏感数据可以通过数字证书进行加密解密，对于电子公文可进行签名和验签，很好地保证了电子公文的数据安全性、传输可靠性和不可篡改性。第三，该模块集成了电子印章技术，保证了电子公文的真实有效性，即收文方可确认收到的电子公文是真实的发文机关所发。签章流程可全程跟踪，签章人的身份可以得到确认;电子印章具有唯一性、不可复制性和防伪能力;已签章电子文件用电子印章封装加密，保障电子文件的隐秘性和数据完整性。第四，这一模块实现了对电子公文的全网传输监控，利用星型的数据交换模型定时检查网络连通情况，记录公文流转中每一步操作的日志，并利用星型的数据交换模型，逐级将日志传递给子交换中心，并最终传递给交换中心，由系统管理员定时查看交换日志，由此可以判断每一份公文是否传送成功、在哪一步出错，并可以分析出该采取的补救措施。

　　OA系统彻底改变办公习惯

　　自从这一系统上线后，目前交通厅办公人员的工作习惯已经完全改变了。各级领导以及普通办公人员目前的习惯是：一上班就打开电脑，看看今天有哪些公文需要阅读、传递或签发?网上查阅各种交通动态信息、交通档案信息。下班前一定要看一下，今天的工作任务是否为零?今天还有哪些事情需要处理完毕才能回家?

　　“除了改变办公习惯外，这一系统上线最重要的意义是，工作效率得到了极大提升，人们已经养成了‘今日事、今日毕’的习惯。”交通厅有关领导如此表示。此外，该系统还带来如下的好处：

　　首先，数据因为集中共享，提升了工作效率、拓宽了管理手段。目前该项目的推广实施，使得全省交通公文数据、政务信息数据得到了有效的整合，政府的管理手段实现了从粗放型的管理过渡到精细的自动化管理。项目实施前，交通公文数据、政务信息数据往往需要通过手工途径来获取，而且数据源又相对分散，获取到这些相对分散的数据后又需要人工进行筛选、分析才能获得最终的数据。这样就大大影响了办事效率，还容易发生政出多门的管理混乱。而项目实施后，交通公文数据、政务信息数据可由统一的数据库进行管理，并实现随时的查询、统计、分析，为行政管理决策提供强有力的数据支撑。

　　其次，智能化的数据采集有力提高决策能力。数据中心模块基于大集中的数据库、便捷的网络、规范化的流程管理，通过智能的数据采集工具，工作人员可以随时利用各种信息源，快速地获得所需的数据，提取准确的信息，有效地辅助决策。

　　最后，有效促进了计算机技能在全省交通系统的普及。随着系统在全省的推广应用，省厅及各市共组织了2000多人次的培训。通过培训和实际业务操作，大大提升了人员的计算机应用水平，同时，也进一步深化了全体人员的信息化意识，为交通信息化建设的发展打下了基础。
当然，在办公自动化系统全面上线之后，能否适应交通管理部对办公自动化的要求，能否承载省交通厅大量数据管理?这些应用性问题将会成为考验这一系统的新指标。

　　成功经验:六大要素缺一不可

　　这套系统的建立，对于交通行业而言是一个典型的实施案例。那么，对于这样的系统，作为开发者的广东省交通档案信息管理中心又有何感触呢?对此巫建文表达了自己的观点。

　　一是领导重视是系统成功的第一法宝。建设的初期，系统在省交通厅单点运行，各级领导对系统的实施工作给予了大力支持，尤其是厅领导，不但在试运行期间带头使用，而且在系统的第一个版本通过验收后，即刻拍板：省交通厅内部停止纸质文件流转，单轨实施自动化办文的全部流程。推广工作完成后，省厅也不再接受纸质文件的报送，全面实现电子公文交换。因此，我们认为领导重视是系统建设成功的第一法宝，只有领导重视了，才可能在资金和人员上给予支持，才可能协调其它部门把工作开展下去，才可能打破传统的管理方式。

　　二是细致翔实的需求调研。细致翔实的需求调研保障了系统建设工作少走弯路、节约成本。需求调研期间，项目组与厅办公室的同志们一起，把公文办理的各环节的需求进行了详细分析，在初步设计阶段就敲定了总体框架。正是由于是经验丰富的用户深入参与了需求调研，使得系统的设计框架保持了长期的稳定性，大大提高了实施工作效率。

　　三是资源、资金的合理有效利用。系统要实现联网，但是组建网络的费用庞大。当时广东省道路运政管理信息系统的网络节点已经覆盖到县，是一个非常好的现成资源。经过技术攻关，本系统实现了与运政系统并网运行的目标，实际运行效果显示，两个系统并网后的传输指标都没有下降。另外，在服务器选型时候，我们不盲目追求国外厂商的服务器，而是经过认真的分析调研，选择适合系统需要，性价比高的国产服务器，为工程建设节约了资金。

　　四是严格执行软件工程建设规范。首先，软件开发工作：经历了需求调研分析到概要设计到详细设计到具体编程四个阶段。其次，审查测试工作：从内部审查测试到工作小组审查测试到模拟试运行。最后，第三方测试工作：一是压力测试。测试系统的压力极限，检验系统的可靠性、稳定性。二是用户功能测试，测试系统功能与设计文档的吻合、是否满足用户的需要。

　　五是产品化设计、集合优势、逐步推广。在厅机关OA系统建成不久，办公自动化系统领域进入了高速发展期，各各式各样的OA系统像雨后春笋一样破土而出，当时，本系统还未在全省推广，而省厅以外个别单位因自身需要也陆续启动了自身的办公自动化系统建设工作，这就给我们的推广工作带来了很多困难。因此，项目组认真研究分析了市场的现状，确定了推广实施方案。首先，是将系统的OA模块产品化。经验告诉研发人员，为全省各个交通行政管理部门都定制一个OA系统是不现实的。在激烈的竞争环境中是，速度将是致胜的一个关键。设计出来产品要讲究通用、易用、能快速部署，同时要预留可定制功能，满足用户现在和未来的各种个性化需求。经过技术攻关，项目组实现了OA模块的产品化设计。目前，部署一个地市级交通行政管理单位的OA系统只需要10天的时间。其次，集合优势进行推广。本系统在交通行业来说具有明显的优势，例如系统的电子公文交换模块可兼容各类主流开发平台开发出来的OA系统，用户单位在对系统进行二次开发的成本很低;系统的电子公文交换模块及CA认证模块在行业内部具有一定的独创性优势。2007年底，推广实施工作顺利完成，全面实现了省厅、厅直属各单位、21地市交通局的联网办公。

　　六是周到细致的运维服务。系统建设初期，正值我省交通电子政务的起步阶段，用户的计算机应用水平较低。在需求调研期间我们发现，运营维护工作不到位是导致许多办公自动化项目夭折的一个重要原因。因此，我们在建设过程中就把运维服务作为一项重要工作来抓，成立了专门的运维小组，并由项目组作技术支持。运维小组除了严格按照有关制度做好日常的维护工作外，以高度的责任心和周到细致的服务解决了用户对信息化系统起步应用的问题，从打字、发email、浏览网页等最基础的技能培训做起，直到用户完全了解和学会使用系统的所有功能，乃至引导用户主动提出更深层次的应用需求。正是由于有了良好的运维机制和服务手段，系统的应用走向正规，在短时间内实现了传统模式到信息化模式的过渡。