一、前言
随着以电子计算机、通讯技术为代表的信息技术的发展，其应用亦日益普及和深入。由于它的渗透性和对经济的倍增作用，已经成为现代化社会提高生产力，竞争力及经济成功的关键，成为推动或者制约一个国家和地区经济社会发展的重要因素，为此国务院办公厅下达了关于建设“全国行政首脑机关办公决策服务系统”的文件，全国各省、市也相继提出了信息发展规划，并提出了实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化的目标。
在国外，欧美及日本等国在办公自动化领域的研究起步较早，通过政府部门长期努力，已基本实现了办公自动化，并正朝着无纸化办公的方向发展。以其发展过程来看，早期的系统主要也是通过定向开发的专用系统 ，并投入了巨大人力和财力渐渐完善和发展的。80年代至今，OA系统的功能开始分散，面向办公人员个人事务处理的套装软件，如MICROSOFT公司MS OFFICE套装软件，LOTUS公司的SMRTSUIT套装软件广泛流行。几乎代替所有专门定制软件。同时，在办公室和部门之间的文件传阅、电子邮件、广告栏等群件软件如LOTUS公司的NOTES，微软公司的EXCHANGE软件也正逐步替代了过去的专用软件。同时，部分具有通用性的办公处理软件也正在开发和研究中，有些已经产品化投入市场。
在国内，办公自动化经历10多年的发展历程，部分单位的应用也取得了长足进步，采用计算机辅助决策已经为人们普遍接受。国内计算机产业界也通过多年的努力，致力于OA方面的研究和开发。同时也推出了一批OA软件投入应用。但是目前的各类软件由于缺乏统一的规划及标准，特别是受到应用平台的局限，难以普遍推广使用，因此开发适合国内办公自动化特点的跨平台办公自动化通用软件产品，并做好推广应用工作，已成为必然趋势，也是办公自动化发展的根本方向。
二、目标及设计原则
1.目标
立足于当代先进的技术和国际标准，利用INTERNET/INTRANET的多层应用结构，及数据库、分布式处理技术构筑跨平台通用办公自动化环境。提供信息传递，办公事务处理、工作流管理、信息服务等多项服务，以实现办公自动化、管理现代化、决策科学化。
2.设计原则
先进性
由于计算机信息处理技术的发展日新月异，系统设计时必须采用当代先进的技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应办公业务发展的需求。
可靠性
当用户使用办公自动化系统之后，该系统将成日常办公事物处理的核心，既要为领导提供各种信息又要为各级部门提供各种业务处理的信息，只有确保系统具有足够的可靠性，才能保证整个办公体系的正常运行。
易使用性
这主要体现在两个方面，其一是应用界面的简捷、直观，使用户在使用时一目了然，其二是应提供联机的或脱机的帮助手段。
开放性
开放性是当代信息系统建设的重要标志之一，坚持开放性有利于采用多种先进技术和产品，为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和工业标准。
可扩展性
办公自动化系统是一个不断发展中的应用系统，当新技术，新产品不断出现时应能容纳这些新内容，扩展系统的功能和性能。
三、研究的内容及关键技术
1.办公自动化的应用系统的总体结构及功能概况
(1) 应用系统总体结构
办公自动化应用的总体结构如下图所示：
各系统之间逻辑关系如下图所示：
(2) 各系统的主要功能
个人事务处理系统功能
·电子邮政：包括个人信函，文件等接收、发送、转发、广播等功能。
·电子数据表格：包括个人各类数据表格的生成、打印等功能。
·文字处理：包括各类文件的起草、编辑、打印等功能。
·日程安排：包括日程安排、备忘录等功能
领导办公系统功能
·文件审阅：主要包括文件圈阅、文件批示等功能。
·综合信息查询：主要包括业务处理信息、活动安排、国内外重要新闻、简报等信息的查询。
·辅助决策服务：主要包括汇总、分析、统计、决策等功能。
办公业务处理系统
·公文管理： 主要包括公文接收、登录、流转、发送、分办、拟办、查询、归档等功能。
·档案管理： 主要包括档案接收、组卷、编目、销毁、利用、统计等功能。
·人事管理： 主要包括人员调动、人事任免、基本情况、统计等功能。
·会务管理： 主要包括会准备、会议通知、会议资料、会议纪要及实物归档等功能。
·领导活动安排：主要包括活动安排、背景资料准备、实际执行情况、统计等功能。
综合信息服务
·综合信息服务主要包括信息入库、信息查询、信息摘编、信息打印等功能，其主要信息来源为各类文件、会议记录，及其与办公自动化产生的相关信息，同时也包括其它业务系统产生的信息及与外部网络互联得到的信息。
·系统维护：系统维护主要包括业务流程管理、代码、数据维护、系统注册、权限管理、数据备份/恢复等功能。
2.主要关键技术
办公自动化系统产品化主要涉及如下的关键技术
·办公自动化业务处理过程的规模化、标准化技术；
·通用性设计及构件技术；
·异构数据库管理系统之间的接口以及跨平台运行的技术；
·与成熟的办公自动化软件产品的集成技术；
·跨平台的分布式数据处理技术；
·跨平台系统安全性，可靠性运行和维护管理技术；
·应用软件的产品化技术，包括产品定义、产品包装、产品升级、产品版本管理等。
四、系统的体系结构
办公自动化系统产品化主要是解决跨平台和通用性二大问题，根据这一特点，办公自动化软件开发主要有下列四类平台组成：
·网络应用支持平台
尽管目前在广域网和局域网中广为流行TCP/IP网络协议。但多种网络协议并存的局面仍将继续存在。由于多种网络协议间往往相互不兼容，要实现多种协议的网络之间能相互通信可采用响应的软、硬件设施提供对上层应用软件运行的支持。综合采用多种技术实施网络的管理、监控、控制对确保整个系统运行的高效安全是十分必要的。
·信息资源管理平台
信息资源管理平台应能对文本信息、数字信息、图象信息、声音信息进行管理。通过基于超文本链的资源定位系统及开放的体系结构使数据库与WEB协同工作，以满足信息服务和发布的需要。
·消息传递与工作流管理平台
消息传递和追踪工作流的管理平台用以发布信息并及时掌握信息具体流向和反馈，提供有效的文件跟踪能力以提高办公效率。
·业务处理平台
根据目前计算机的发展，特别是融合了计算机、通信和信息处理技术的INTERNET/INTRANET的迅猛发展，采用先进的BROWSER/SERVER体系结构和先进的数据库管理系统并结合现有的办公自动化软件产品。为各级领导和部门提供日常办公及管理服务。
根据系统的体系结构，跨平台办公自动化通用软件产品是运行在满足开放、安全、可靠等特性的系统结构环境上，其开放式系统结构如下图所示。
以上的跨平台开放式系统结构具有下列特点：
·支持多层应用（B/S）体系结构的运行模式
·支持不同的网络操作系统：UNIX、WINDOWS NT、NETWARE等
·支持不同的DBMS，Oracle，Informix，Sysbase，DB2，SQL Server等
·采用开放的开发工具如：JAVE，C++，VB，VC，POWERBUILDER等
·支持不同的浏览器及WEB服务器。
五、结束语
办公自动化系统是一个面向办公事务处理的应用软件系统，就其特点来说，主要体现在二个方面，即系统业务处理的通用性和其运行环境的无关性。也就是说，在办公自动化系统的产品化实施过程中，在遵循有关部门国家与地方相关标准的同时，又要考虑其业务处理的灵活性，以适应不同行业，不同单位的办公业务处理。同时，考虑到目前计算机应用的普及，各单位大多已具有自己的运行环境，因此系统的运行应具有一定的跨平台通用性。
另外，系统在其本身开发的过程中遵循计算机软件开发规范的同时，应制定一套有效的管理机制，以确保产品的开发具有一定的价值，并得到推广使用。
总之，办公自动化产品化工作是一项系统工程，如何开发出具有中国特色的、适合本国国情的办公自动化通用软件是一项长期的工作，愿我们共同努力，为我国的计算机技术在OA领域得到更好应用作出我们应有的共献。
