大辨析连载系列之一OA

　　办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，最初只是具有电子数据处理（EDP）的簿记功能，60年代被管理信息系统（MIS）取代，直到70年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学科——办公自动化（OA）。80年代，国外办公自动化得到了飞速发展，许多著名的计算机软硬件公司都跻身于这一巨大的市场。作为办公管理方式的一次变革，办公自动化不仅已形成相当大的产业规模，而且从各个方面促进了计算机及信息产业的发展。进入90年代以来，办公自动化在世界主要发达国家得到蓬勃发展。国外许多大公司投入了大量人力、物力，在语音、数字、文字图像、网络技术、人机工程等方面进行了深入细致的研究，并推出了影像处理设备、文字处理机、办公室助理机、袖珍组织机、笔记本计算机等现代办公设备。

　　我国办公自动化是80年代中期才发展起来的。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。1986年5月在国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第一次专家会议上，定义了办公自动化系统功能层次和结构模式。随后国务院率先开发了“中南海办公自动化系统”。

　　在试图解释具体什么是办公自动化之前，我们首先需要理解“办公”和“自动化”这两个词，然后看看它们是怎么结合在一起的。如果将“办公”这个词理解为处理工作事务，那么OA的范畴就显得无比的广泛。

　　OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理(续致信网上一页内容)，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等等，这些都是办公软件的处理范围。

　　但这造成的一个后果是OA承载过多，以至于无法定义和处理这么丰富的内涵的名词。一般情况下，如果有两个人在讨论办公自动化的问题，我们对双方达成对该名词的一致意见的可能性表示悲观。实际上完全可能的是，大家都在使用同一名词，但谁也听不清谁在说什么。避免这种交流尴尬的最常见的一种处理方法是在OA之前加上范围修饰词或在OA之后加上附加名词来界定它们。如对于提高日常工作效率的机械电子设备，如打印机、复印机、传真机，称之为办公自动化设备；对于提高日常工作效率的软硬件系统，则称之为广义的办公自动化软件系统。

　　虽然我们已经进了一步，但这种方法仍不可避免地犯着上述的毛病，并没有从根源上解决问题，因此，界定OA的基本内涵和外延，纠正在对OA理解上的不正确看法，将是实现沟通和交流的前提，也是推进我国OA事业良性发展的基础。

　　办公自动化，不能简单地将之理解为单纯的行政事务，现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力，所以是一种“综合办公自动化”的概念。总的来说，ＯＡ应该支持一个组织结构中的所有人的工作，而且应该管理一个组织中的所有信息资源，是一个集成的办公环境，具体就表现在其使用对象、信息内容、功能范围等诸方面的拓展。

　　整合的OA平台

　　在使用对象上，按办公人员的工作职能可以概括为文秘人员(文档办公)、行政管理人员(行政办公)、业务人员(业务办公)和领导人员(领导办公)等。

　　在功能范围上，要求OA应能够覆盖办公室各类工作人员的工作面，所以应包含以下基本模块：保证系统正常运行的功能需求的系统管理模块、面向全体办公人员的通用办公自动化模块、面向文档管理人员的文档办公自动化模块、面向业务工作人员的业务办公自动化模块、面向行政管理人员的行政办公自动化模块以及面向领导决策人员的领导办公自动化模块等。

　　在信息内容上，OA不仅可以管理行政信息，而且可以和具体的业务系统相结合，直接对业务信息进行管理，同时也可以兼顾决策信息的管理；此外，OA所涉及的信息形态也越来越多元化，不仅包括普遍文本信息，而且包括数字信息、语音信息、图像信息和多媒体信息。

　　OA有哪些技术特征？

　　OA作为一种集成的办公环境，要使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

具体来说，在技术上主要就是要建立七个平台：

　　OA系统的七个基本平台

　　·企业通信平台建立企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

　　·信息发布平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，让员工能够了解单位的发展动态。

　　·协同工作平台面向过程而不是职能组织运作方式，建立面向项目或任务组的协作平台，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。

　　·公文流转平台改变企业传统纸质公文办公模式，实现企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等的电子化流转方式，真正实现无纸化办公，在规范化各项工作的同时，也提高了提高单位协同工作的效率。

　　·日常办公平台日常办公平台主要针对个人日常工作的需要，进行包括个人文档、个人邮件在内的事务处理。

　　·文档管理平台实现文档管理的自动化，可使各类文档按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。它的下一步就是要实现更高层次的知识管理，能够系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。

　　·信息集成平台现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统等存储着企业一些业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用。OA系统应具备信息集成功能，把企业业务系统数据集成到OA平台中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。

　　OA会如何发展？

　　以上对OA系统的功能及其技术的描述主要是基于OA应用的现状而得出的，但是OA还会不断在发展，我们不能将之视为一个一成不变的概念。我们需要回答两个问题，一是客户究竟需要什么样的OA系统？二是OA又会发展到哪里去呢？实际上，这是两个相关的问题，要回答它们，必须要站在更高的高度、用更宽阔的视野来看待OA及其与其他系统之间的关系，同时我们也不能忽略技术的影响。

　　当我们将目光移开OA系统时会发现，在企业除了OA系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，它们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角。对于企业后台数据的完全集成，由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长，工作量非常大。如果能够由前台集成这些信息，并从OA系统可以获得所需的全部企业信息，就太好不过了。OA系统在这里就变成了一个黏合剂，把所有的系统集成在一起，让我们有了整体的感觉，虽然还有遗憾，总算进了一步。所以说，集成是对OA系统提出的第一点需求。

　　此外，从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，Web界面最容易接受，从集成方面来讲，也应该采用人人支持的web标准如HTML、JavaScript、Activex、XIIOP、DHTML、JAVA等，否则技术上的难度常会导致集成实现起来的困难。基于web应该是OA系统发展的第二点需求。

　　对于流程，熟悉OA系统的人就会想起收发文的流程。那是符合层级结构的、效率低下的流程。如果宥于原有的思维模式和知识领域，我们就无法期望OA系统能带来更多的效益，所以OA系统也应和现代的流程管理思想结合起来。流程优化就成为OA系统的第三点需求。

　　进入知识经济时代，人人都是知识工作者，要求OA系统必须具有知识内涵——提供知识管理所需的最基本的IT工具、知识存储库和知识交流场所，以及在更高级的意义上提供基于知识的岗位要求和评估体系。所以，基于知识是OA系统的第四点需求。

　　总之，未来满足客户要求的OA系统应该是和其他应用系统紧密集成的、完全采用Web技术的、经过流程优化的以及基于知识的办公管理系统。根据这个需求，目前市场上很难发现这样的产品。在今后的相当一段时间内，传统意义上的OA系统还会存在，但已经日暮西山。当OA系统已经符合上述需求的时候，它事实上已经成为一个企业雇员门户（EEP），它是更广义的EIP以及EKP的一个组成部分。

　　如果用一种更宽广的历史眼光来看OA系统，并将上述四种需求作为OA系统的未来发展趋势，可以发现，OA系统经历了三个阶段、两次飞跃，而且目前正处于第二次飞跃之中。具体来说，OA系统的三个发展分别是以文档数据处理为核心的阶段、以信息交流为核心的阶段以及以系统运用知识为核心的阶段。

　　OA的三个发展阶段

　　第一代OA是以数据为其处理中心传统的MIS系统，应用文件系统或/和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，因此“自动化”程度是有限的。

　　第二代是以工作流为中心OA系统，改变了早期办公自动化的不足之处。它基于E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术的支撑，实现了对涉及人、事、文档、会议的自动化管理。

　　第三代OA系统即以系统知识应用为核心的新一代办公自动化。办公自动化不只是人际办公的计算机化，而融入新的管理方式——知识管理。通过新模式、新系统的贯彻和实施，OA将为领导层、办公室、人力资源部门、业务部门等提供了全新高效的工作模式。OA将帮助企业从“HowTo”的过程转变到“KnowHow”的过程。

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