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办公自动化系统提升管理效率
                                
发布时间:2017-10-19 15:22:11        



    随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展,办公自动化在企业的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。人类社会正在进入知识经济时代, 随着经济全球化的发展,企业要走上国际化发展道路,其分支机构、合作伙伴遍布全球,与不同国家、不同地区之间的大量业务往来,形成异地办公的诉求;人员流动增多,形成移动办公的诉求;信息与知识是企业占主导地位的资源。信息和知识是否能充分发挥作用,直接关系到企业的创造能力与管理效率。人们要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求。办公自动化系统要如何发展才能满足用户不断增长和变化的需要,成为我们亟待解决的问题。

    安徽淮化集团有限公司是皖北煤电集团控股的大型煤化工企业。母公司皖北煤电集团是安徽省属重点企业集团,总资产为124亿元,年销售收入63亿元,主营业务及产品有煤炭、发电、化工、非金属材料加工等。淮化与美国德士古、英国克瓦那、丹麦托普索、意大利斯娜姆、法国液空、日本丸红、日本宇部、德国林德公司等国际知名公司有着良好的合作关系、与国内多家大专院校和科研院所有着密切的合作,先后从国外引进过煤气化、氨合成、净化、尿素、空气液化等多项专利技术和生产装置。随着淮化集团的多元化发展与壮大,企业规模日益庞大、员工众多、办公地点分散,整体的管理复杂度不断提高,信息处理不及时,沟通不畅,协同工作效率低下等问题表现得日益突出,已经影响到集团战略更加快步有效的向前推进。  

    一、OA方案的选择

    针对企业中出现的问题,淮化集团决定要构建一个以先进的网络化业务平台,以协同办公为核心,整合综合信息服务,将电子邮件、信息查询、日常办公、决策支持融为一体,构建集团办公自动化系统,实现集团内信息无缝流传与传递,提高企业的执行力、决策力和应变力,并能够根据今后不断发展的业务与管理需求进行灵活扩展,随需应变。因此对企业来说,OA的引进非常重要,其OA平台将是以GPRS(General Packet Radio Service)网络为承载,全面支持各种主流办公系统,支持手机、PDA、PC等终端设备对企业内部办公系统的实时访问,将信息沟通和数据传递到国内外任何一个有手机信号的地方,用户使用该平台如同在一个移动办公室里工作。因此融协同、知识管理、个性化门户访问、良好的企业文化、系统整合和灵活的业务流程整合于一体的异地办公、移动办公、家庭办公等等将成为OA发展的主要趋势。

    OA产品引进ezOffice协同办公自动化平台,建立统一的用户访问入口,提升企业的协同工作能力,形成对业务流程和信息资源的有效管理。

    OA产品技术架构选用当前主流大型软件所通用的J2EE架构进行设计和系统开发,采用多层架构的B/S结构,采用JAVA语言和技术,支持ORACLE、DB2等大型的主流数据库,支持Windows、UNIX以及Linux等操作系统。

    二、OA在企业管理中应用

    安徽淮化集团有限公司于2003年5月引进了ezOffice协同办公自动化平台,2004年正式使用。办公自动化软件(OA)在淮化集团管理中的应用主要包括:知识管理、流程管理、公文管理、资源管理、办公事务、协同办公、网络会议、内部论坛、内部电子邮件、内部呼叫等功能,可以完成网上协同办公,及时发布信息,加强沟通,查阅文件档案,实现公文的无纸化传递,提高工作效率。

    1.知识管理:

    知识管理是企业内部综合的知识共享和交流平台,用户利用该平台根据单位实际情况快速建立一个企业内部信息网站,栏目频道可由系统管理员通过后台管理系统快速建立。

    系统管理员可赋权各栏目的信息发布者,各信息发布者发布信息时可指定专门的审批人,信息经审批后方可发布,也可直接发布。每条信息发布时可指定起始日期和结束日期,信息只有到起始日期后才会显示,信息发布者可指定具体信息的可查看人,可将信息指定到某些部门或某些人查看。同时在知识管理的模块下,各个部门也可以建立自己的部门信息主页,部门主页信息由部门管理员维护。

    知识管理模块可实现知识的积累、共享、利用与创新的全程管理,为企业内部信息发布及传播提供场所,使企业的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播;收集企业的各类信息资源,文档资料,专家技能,形成内部的知识库,实现知识的快速传播与共享,从而提高团队的学习能力,快速响应能力,提高员工技能素质;通过对企业内的各类文档进行归类管理、版本控制和权限管理,使员工能快速地获得需要的文档。

    多维立体化相互关联的信息管理,无论信息的来源、结构和存储方式,都可通过统一知识管理平台进行审核、编辑、分析,并按目标分发到外部门户和内部门户。

    2. 流程管理

    流程管理对公办过程中的流程进行定义。流程管理主要功能实现公司各类文件的存档和管理,由管理员建立按照办公事务的分类建立办公流程,建立流程中所有的表单,同时对每一步流程的节点环节进行定义,普通用户在前台办公过程中从“工作流应用”中实现办公事务的应用。工作流程实现用户传统手工办理流程的电子化。图形化的流程设置、灵活的智能表单创建,快速实现各类复杂的流程定制。协同管理平台实现跨部门、跨单位、多人员、多任务的协同工作,在统一规划统一调度和高效交流下完成,以强大的系统工作流引擎以及自定义平台工具为基础,创建协同管理平台,打造高协同工作组织,实现共同目标。

    3. 公文管理

    公文管理包括收文管理、发文管理和公文查询,提供了从收文登记、收文的拟办、批示、承办,发文的拟稿、核稿、会签、签发、形成发文文件等全自动办理功能。

    4. 资源管理

    可设计调查的问卷,并可指定调查的范围,调查的类型可以是单选也可以是多选;可以进行小车管理,可以维护、申请车辆,查看车辆使用状态,保养和费用支出统计报表及其它需要的统计报表。领导日程安排:可以记录一周或更长时间内领导的日程安装,以供查询。

 


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